Tempo de leitura: 8 minutos<\/small><\/p> \n
S\u00e3o grandes as chances de quem trabalha em um Escrit\u00f3rio de Projetos, ou PMO, precisar ajudar a gerenciar o Portf\u00f3lio de Projetos. Nesse caso, a prepara\u00e7\u00e3o de reuni\u00f5es de Status do Portf\u00f3lio de Projetos aparece como uma das principais tarefas rotineiras a serem executadas. Geralmente, funcion\u00e1rios da alta dire\u00e7\u00e3o estar\u00e3o entre os participantes. O ideal \u00e9 que ap\u00f3s a reuni\u00e3o estes tenham o sentimento que foram completamente informados sobre a situa\u00e7\u00e3o de cada um dos projetos e foram capazes de tomar decis\u00f5es bem fundamentadas com as informa\u00e7\u00f5es obtidas.<\/p>\n\n\n\n
<\/p>O Gestor do PMO deve demonstrar a todos os participantes da reuni\u00e3o de Status de Portf\u00f3lio de Projetos que tem controle total sobre o cen\u00e1rio de cada projeto<\/cite><\/blockquote>\n\n\n\n
O que \u00e9 uma reuni\u00e3o de Status de Portf\u00f3lio de Projetos?<\/p>\n\n\n\n
A reuni\u00e3o do portf\u00f3lio de projetos \u00e9 uma reuni\u00e3o peri\u00f3dica que aborda a situa\u00e7\u00e3o de todos os projetos no cen\u00e1rio de entrega de valor de cada projeto para o portf\u00f3lio e estrat\u00e9gia da empresa. A reuni\u00e3o permite que os participantes tomem decis\u00f5es importantes, promovendo uma boa gest\u00e3o do portf\u00f3lio.<\/p>\n\n\n\n
Desafios da Reuni\u00e3o de Portf\u00f3lio de Projetos<\/h2>\n\n\n\n
Para o PMO, os desafios da reuni\u00e3o do portf\u00f3lio de projetos consistem em:<\/p>\n\n\n\n
Convidar as pessoas certas que est\u00e3o autorizadas a tomar decis\u00f5es; provavelmente estes convidados estar\u00e3o presentes todas as vezes <\/p>\n\n\n\n
Caso necess\u00e1rio, concentrar-se nos projetos importantes, pois esse grupo de pessoas geralmente tem pouco tempo dispon\u00edvel<\/p>\n\n\n\n
Realizar a reuni\u00e3o com periodicidade bem definida, pois as decis\u00f5es s\u00e3o esperadas<\/p>\n\n\n\n
Garantir que os dados apresentados estejam completos, atualizados e plaus\u00edveis, ou seja, bem preparados pelo PMO. <\/p>\n\n\n\n
Nessa hora, um bom software PPM pode ajudar<\/a>, principalmente:<\/p>\n\n\n\n
- Armazenando a situa\u00e7\u00e3o de cada tarefa que foi encaminhada para membros da equipe executar<\/li>
- Consolidando as informa\u00e7\u00f5es da situa\u00e7\u00e3o, dos prazos e custos de cada tarefa nos respectivos projetos<\/li>
- Consolidando as informa\u00e7\u00f5es dos projetos em programas e portf\u00f3lios<\/li>
- Apresentando desvios da execu\u00e7\u00e3o em rela\u00e7\u00e3o ao planejamento, para tarefas, projetos, programas e portf\u00f3lios<\/li>
- Entregando um conjunto de indicadores visuais que permitam os participantes a trabalhar com an\u00e1lise de exce\u00e7\u00f5es.<\/li><\/ol>\n\n\n\n
Quem deve participar de uma reuni\u00e3o de Status do Portf\u00f3lio de Projetos?<\/h2>\n\n\n\n
Vale ressaltar que a participa\u00e7\u00e3o nessas reuni\u00f5es depende bastante dos objetivos e dos requisitos da organiza\u00e7\u00e3o. Como gostamos de refor\u00e7ar, n\u00e3o existe receita de bolo ideal e o que funciona para uma empresa pode n\u00e3o funcionar para outra. E aqui est\u00e1 o que voc\u00ea deve ter em mente:<\/p>\n\n\n\n
- Os tomadores de decis\u00e3o precisam estar presentes ou representados por algu\u00e9m.<\/li>
- Mantenha a mesma lista de participantes regulares. O PMO deve estar familiarizado com suas expectativas. <\/li>
- Conforme necess\u00e1rio, voc\u00ea pode convidar participantes adicionais periodicamente para discutir assuntos espec\u00edficos. <\/li>
- Os participantes regulares precisam ter tempo para fazer a reuni\u00e3o e estar preparados.<\/li>
- Em muitos casos, a participa\u00e7\u00e3o na reuni\u00e3o tamb\u00e9m \u00e9 considerada um s\u00edmbolo de status na empresa.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Qual \u00e9 a periodicidade certa para reuni\u00f5es de portf\u00f3lio de projetos?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
A reuni\u00e3o de Status do Portf\u00f3lio de Projetos deve ocorrer em uma cad\u00eancia regular, que \u00e9 especificada pelo PMO. O ritmo \u00e9 fundamental! <\/strong>Afinal, esta \u00e9 a \u00fanica maneira de a equipe se acostumar com o procedimento e criar o h\u00e1bito de realizar as reuni\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n
Uma das responsabilidades mais importantes do PMO \u00e9 garantir a confiabilidade <\/strong>no contexto da reuni\u00e3o do portf\u00f3lio de projetos. No entanto, isso s\u00f3 funcionar\u00e1 em sincronia com a periodicidade. Muita aten\u00e7\u00e3o aos seguintes pontos:<\/p>\n\n\n\n
As reuni\u00f5es do portf\u00f3lio de projetos devem ocorrer regularmente <\/strong>, pois os gerentes de projeto e outras partes interessadas dependem das decis\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n
A periodicidade est\u00e1 sujeita aos requisitos da organiza\u00e7\u00e3o. A quest\u00e3o \u00e9 o que pode acontecer entre 2 reuni\u00f5es <\/strong>\u2013 e o PMO deve definir a cad\u00eancia de acordo com esta estimativa de acontecimentos. <\/p>\n\n\n\n
Planeje as datas com anteced\u00eancia para todo o ano. Esta \u00e9 a \u00fanica forma de sensibilizar os decisores de que esta \u00e9 uma reuni\u00e3o obrigat\u00f3ria.<\/strong><\/p>\n\n\n\n
Qual deve ser o roteiro de uma reuni\u00e3o de Status do Portf\u00f3lio de Projetos?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
O mais importante, urgente e interessante tem que entrar na agenda da reuni\u00e3o do portf\u00f3lio de projetos. Grosso modo, isso pode incluir:<\/p>\n\n\n\n
Status das atualiza\u00e7\u00f5es do projeto, <\/strong>incluindo a men\u00e7\u00e3o de gerentes de projeto que n\u00e3o atualizaram seus projetos no prazo (como medida educacional) ou o convite de gerentes de projeto particularmente bem-sucedidos como incentivo ao bom desempenho
<\/p>\n\n\n\nConclus\u00e3o do projeto <\/strong>com Termo de Encerramento do Projeto, sucessos e Li\u00e7\u00f5es Aprendidas
<\/p>\n\n\n\nDecis\u00f5es futuras <\/strong>em projetos em andamento, dependendo do tipo de projetos <\/p>\n\n\n\n
Informa\u00e7\u00f5es sobre novos projetos: <\/strong>Ordem do projeto com metas, prazos, or\u00e7amento, gerente de projeto, recursos<\/p>\n\n\n\n
Apresenta\u00e7\u00e3o da situa\u00e7\u00e3o do pool de recursos <\/strong>com a resolu\u00e7\u00e3o de sobrecarga e subcarga de recursos
<\/p>\n\n\n\nPublica\u00e7\u00e3o dos resultados <\/strong>com a sele\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es, formula\u00e7\u00e3o e aprova\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es para a equipe<\/p>\n\n\n\n
A reuni\u00e3o do portf\u00f3lio de projetos \u00e9 onde s\u00e3o tomadas todas as decis\u00f5es que excedem as compet\u00eancias dos gerentes de projeto, patrocinadores, comit\u00eas de dire\u00e7\u00e3o e l\u00edderes de equipe. Estes podem ser:<\/p>\n\n\n\n
- An\u00fancio das prioridades do projeto<\/li>
- Atribui\u00e7\u00e3o de gerentes de projeto<\/li>
- Aprova\u00e7\u00e3o de projetos ou etapas de projetos, bem como or\u00e7amentos de projetos. <\/li>
- Encerramento ou suspens\u00e3o de projetos<\/li>
- Adiamento de projetos<\/li>
- Autoriza\u00e7\u00e3o de altera\u00e7\u00f5es no escopo<\/li>
- Resolu\u00e7\u00e3o de conflitos de recursos<\/li><\/ol>\n\n\n\n
Base unificada de projetos e Elementos dos Relat\u00f3rios do Projeto<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Uma base unificada de projetos \u00e9 indispens\u00e1vel para uma boa reuni\u00e3o de portf\u00f3lio de projetos. Ela \u00e9 enriquecida por informa\u00e7\u00f5es dos relat\u00f3rios de status de cada projeto, individualmente. <\/p>\n\n\n\n
As informa\u00e7\u00f5es dos relat\u00f3rios de status do projeto no ambiente de m\u00faltiplos projetos podem ser inseridas manualmente em um software PPM<\/a>. A partir desta inser\u00e7\u00e3o, o PPM pode utilizar outras fontes de informa\u00e7\u00e3o como sistemas ERP, via integra\u00e7\u00e3o<\/a>, para consolidar dados e emitir um conjunto robusto de relat\u00f3rios de projeto.<\/p>\n\n\n\n
Vale ressaltar que os n\u00fameros s\u00e3o apenas um elemento do relat\u00f3rio. Uma segunda parte que \u00e9 particularmente importante s\u00e3o as observa\u00e7\u00f5es e coment\u00e1rios do gerente de projeto. Isso permite que o PMO e os participantes da reuni\u00e3o de portf\u00f3lio de projetos entendam melhor as classifica\u00e7\u00f5es para os sem\u00e1foros etc. Afinal, indiv\u00edduos diferentes podem defini-las de maneiras muito diferentes (pois voc\u00ea encontrar\u00e1 aqui uma diferen\u00e7a entre gerentes de projeto experientes e inexperientes) .<\/p>\n\n\n\n
Um breve roteiro para validar se a base de projetos esteja atualizada:<\/p>\n\n\n\n
- Verifique se todos os projetos foram salvos e publicados nos \u00faltimos dois dias. <\/li>
- Existe um Termo de Abertura para todos os novos projetos?<\/li>
- Existe um relat\u00f3rio de status para todos os projetos em andamento?<\/li>
- Todos os projetos que foram conclu\u00eddos t\u00eam um Termo de Encerramento?<\/li>
- A linha de base foi definida em todos os projetos?<\/li>
- Existem tarefas atrasadas que n\u00e3o foram atualizadas?<\/li><\/ol>\n\n\n\n
Conclus\u00e3o \u2013 Reuni\u00f5es de Status do Portf\u00f3lio de Projetos s\u00e3o essenciais para gerenciar seu cen\u00e1rio de m\u00faltiplos projeto<\/strong>s<\/h2>\n\n\n\n
Neste artigo, voc\u00ea aprendeu o que \u00e9 relevante para uma reuni\u00e3o regular e bem-sucedida de portf\u00f3lio de projetos. Como gestor do PMO, voc\u00ea ter\u00e1 sucesso se todos os participantes perceberem esta sua reuni\u00e3o como muito valiosa. Isso envolve, por exemplo:<\/p>\n\n\n\n
- As reuni\u00f5es do portf\u00f3lio de projetos devem ocorrer regularmente e s\u00e3o reuni\u00f5es obrigat\u00f3rias.<\/li>
- Mantenha o grupo de participantes bastante pequeno, n\u00e3o mais que 5 a no m\u00e1ximo 10 pessoas.<\/li>
- Em caso de solicita\u00e7\u00f5es fora de sincronia com a periodicidade, ressalte a periodicidade da reuni\u00e3o.<\/li>
- De qualquer forma, defina um prazo antecipado para a prepara\u00e7\u00e3o da reuni\u00e3o.<\/li>
- Certifique-se de informar pelo menos os gerentes de projeto, e possivelmente tamb\u00e9m os l\u00edderes de equipe, sobre os sucessos e decis\u00f5es importantes da reuni\u00e3o.<\/li><\/ol>\n\n\n\n
Uma \u00faltima dica:<\/strong><\/p>\n\n\n\n
Certifique-se de que os participantes lhe deem feedback no final da reuni\u00e3o de status do portf\u00f3lio do projeto. Isso \u00e9 mais f\u00e1cil com uma classifica\u00e7\u00e3o por estrelas Qualquer coisa abaixo de 4 estrelas deve ser explicada. Essa classifica\u00e7\u00e3o lhe d\u00e1 a oportunidade de melhorar com um objetivo claro em mente. Por outro lado, um bom feedback coletado ao longo do tempo fornece uma base importante se voc\u00ea tiver que comprovar os benef\u00edcios do PMO<\/a>. Caso algu\u00e9m questione o prop\u00f3sito do seu PMO, muitas boas classifica\u00e7\u00f5es ir\u00e3o ajud\u00e1-lo a demonstrar o quanto os stakeholders est\u00e3o satisfeitos com seu trabalho at\u00e9 agora. Portanto, o PMO n\u00e3o pode ser in\u00fatil.<\/p>\n\n\n\n
A reuni\u00e3o de Status do Portf\u00f3lio de projetos \u00e9 sua chance de brilhar como o PMO, permitindo que voc\u00ea aumente consideravelmente a aceita\u00e7\u00e3o. Sucesso!<\/p>\n\n\n\n
Fonte<\/strong>: https:\/\/www.theprojectgroup.com\/blog\/en\/project-portfolio-meetings\/<\/p>\n\n\n\n
Voc\u00ea tamb\u00e9m pode se interessar por estes artigos:<\/p>\n\n\n\n
- Desafios do PMO – Comunica\u00e7\u00e3o com Gerentes de Projeto<\/a><\/li>
- Desafios do PMO – Como obter engajamento com a Metodologia Proposta – PARTE 1<\/a><\/li>
- Desafios do PMO – Como obter engajamento com a Metodologia Proposta – PARTE 2<\/a><\/li><\/ol>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
8 minutos<\/small> S\u00e3o grandes as chances de quem trabalha em um Escrit\u00f3rio de Projetos, ou PMO, precisar ajudar a gerenciar o Portf\u00f3lio de Projetos. Nesse caso, a prepara\u00e7\u00e3o de reuni\u00f5es de Status do Portf\u00f3lio de Projetos aparece como uma das principais tarefas rotineiras a serem executadas. Geralmente, funcion\u00e1rios da alta dire\u00e7\u00e3o estar\u00e3o entre os participantes. O ideal \u00e9 que ap\u00f3s a reuni\u00e3o estes tenham o sentimento que foram completamente informados sobre a situa\u00e7\u00e3o de cada um dos projetos e foram capazes de tomar decis\u00f5es Continue<\/span>\u2192<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":5009,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[1],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5005"}],"collection":[{"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5005"}],"version-history":[{"count":5,"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5005\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5014,"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5005\/revisions\/5014"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/5009"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5005"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5005"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5005"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}