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Implantar uma solu\u00e7\u00e3o PPM<\/strong> ou Project and Portf\u00f3lio Management n\u00e3o \u00e9 um projeto trivial. Abaixo, uma lista de erros comuns<\/strong> que podem ajudar bastante empresas que estejam justamente pensando em melhorar o planejamento e execu\u00e7\u00e3o de seus projetos. Temos erros t\u00e9cnicos, de projeto e principalmente erros relacionados a estrat\u00e9gia de implanta\u00e7\u00e3o adotada. Vamos a eles.<\/p>\n\n\n\n Um software PPM n\u00e3o \u00e9 um software de edi\u00e7\u00e3o de planilhas ou de controle de emails corporativos. N\u00e3o \u00e9 poss\u00edvel instalar o software e come\u00e7ar sua utiliza\u00e7\u00e3o sem antes “preparar” a casa. Esta prepara\u00e7\u00e3o envolve a discuss\u00e3o e a organiza\u00e7\u00e3o de uma Metodologia de Gest\u00e3o de Projetos e Portf\u00f3lio. Esta Metodologia envolve a defini\u00e7\u00e3o das “regras de jogo” ou seja, como os gerentes e os demais envolvidos nos projetos devem atuar em seus projetos.<\/p>\n\n\n\n A Metodologia define regras para, por exemplo, identificar:<\/p>\n\n\n\n Crie padr\u00f5es simples e inteligentes para serem utilizados de forma pr\u00e1tica e objetiva pelos “clientes” da Metodologia proposta pelo Escrit\u00f3rio de Projetos, o PMO. <\/p>\n\n\n\n Todas estas defini\u00e7\u00f5es e padr\u00f5es devem estar de acordo com a cultura organizacional, e este \u00e9 um outro erro.<\/p>\n\n\n\n Cultura organizacional \u00e9 tudo que envolve a rotina de uma empresa e funciona como diretriz para guiar o comportamento e mentalidade de seus membros. Ou seja: suas pr\u00e1ticas, h\u00e1bitos, comportamentos, s\u00edmbolos, valores, princ\u00edpios, cren\u00e7as, cerim\u00f4nias, pol\u00edticas, sistemas, jarg\u00f5es\u2026.<\/p>\n\n\n\n Para ajudar a entender a influ\u00eancia da cultura organizacional no ambiente de gest\u00e3o de projetos e como as pessoas se organizam em equipe para resolver algum problema, gosto de uma abordagem apresentada por Bren\u00e9 Brown no livro A coragem de ser imperfeito. Algumas perguntas propostas:<\/p>\n\n\n\n Entenda a cultura organizacional e aplique-a ao construir o PMO e implantar o PPM. Uma dica, mantenha tamb\u00e9m uma flexibilidade que permita a adapta\u00e7\u00e3o \u00e0s demandas e realidades vivenciadas por cada um dos “clientes” do PMO. Isso \u00e9 importante para conseguir oferecer solu\u00e7\u00f5es que se encaixassem \u00e0 natureza dos problemas apresentados.<\/p>\n\n\n\n Por incr\u00edvel que pare\u00e7a, este ainda \u00e9 um erro comum. Ter um patrocinador forte no projeto de implanta\u00e7\u00e3o do Escrit\u00f3rio de Projetos e consequentemente de um software PPM \u00e9 uma premissa importante. Mudan\u00e7as organizacionais podem ser necess\u00e1rias, entraves e disputas pessoais podem surgir, a press\u00e3o sobre resultados ser\u00e1 grande. Neste momento, o apoio da alta administra\u00e7\u00e3o dever\u00e1 ser utilizado, provendo o respaldo necess\u00e1rio \u00e0s decis\u00f5es do respons\u00e1vel pelo Escrit\u00f3rio de Projetos. Gerenciar projetos e portf\u00f3lio n\u00e3o se pode resumir a arrastar cart\u00f5es em um Quadro Kanban ou preencher um Canvas de Projeto. Sem desmerecer estas ferramentas, n\u00e3o \u00e9 poss\u00edvel ter uma vis\u00e3o completa e voc\u00ea n\u00e3o gerencia adequadamente um projeto somente com eles. Apesar de todas as cr\u00edticas, o Guia PMBOK ainda pode ser utilizado realmente como um guia e te for\u00e7ar a pensar em todos os aspectos do projeto: Escopo, Cronograma, Custo, Qualidade, Recursos Humanos, Riscos, Qualidade, Comunica\u00e7\u00f5es, Partes Interessadas e Integra\u00e7\u00e3o. <\/p>\n\n\n\n Lembre-se de utilizar ferramentas complementares para atender as 10 \u00e1reas de conhecimento acima citadas. Quer exemplos? Uma Estrutura Anal\u00edtica de Projetos, uma An\u00e1lise Qualitativa de Riscos, um Mapa de Stakeholders, um Mapa Balanced Scorecard, um Plano de A\u00e7\u00f5es, etc. <\/p>\n\n\n\n “Cada macaco no seu galho!” O software PPM n\u00e3o deve ser confundido com um sistema de Gest\u00e3o Empresarial, ERP, com um sistema de Relacionamento com Clientes, CRM, ou com qualquer outro tipo de software. J\u00e1 existe um desafio grande em se gerenciar projetos e portf\u00f3lio de forma integrada, entenda e valorize este esfor\u00e7o. Fazendo uma analogia, recordo-me dos questionamentos sobre a vida de professor, com a perguntinha fat\u00eddica: “Voc\u00ea s\u00f3 d\u00e1 aula ou trabalha em outro lugar?”.<\/p>\n\n\n\n N\u00e3o avalie a implanta\u00e7\u00e3o de um software PPM tendo como premissa a substitui\u00e7\u00e3o ou conten\u00e7\u00e3o de custos de sua empresa com tecnologia da informa\u00e7\u00e3o. Pense sempre nas integra\u00e7\u00f5es, que nos levam ao pr\u00f3ximo erro.<\/p>\n\n\n\n Aproveite as informa\u00e7\u00f5es presentes em outros sistemas da empresa para alimentar o PPM. Se voc\u00ea possui um ERP implantado, certamente gostaria de aproveitar os custos j\u00e1 controlados neste software. Se possui uma solu\u00e7\u00e3o de gest\u00e3o de documentos, um GED, ou um software para controlar o ponto dos funcion\u00e1rios, um Timesheet, fa\u00e7a a ponte entre as ferramentas.<\/p>\n\n\n\n Para saber um pouco mais sobre como integrar o ERP ao PPM, veja este artigo<\/a>. Este erro coloca todo seu projeto em grande risco. Fa\u00e7a a implanta\u00e7\u00e3o em ondas, n\u00e3o sobrecarregue a Metodologia nem o software PPM.<\/p>\n\n\n\n Temos muitos desafios a serem vencidos, erros e anomalias O \u00f3timo \u00e9 inimigo do bom, fa\u00e7a uma metodologia simples n\u00e3o simpl\u00f3ria, fa\u00e7a algo que atenda sem onerar. Antes de incluir qualquer etapa na metodologia, fa\u00e7a a perguntas: O usu\u00e1rio realmente vai utilizar isso? Sua rotina ser\u00e1 beneficiada com esta etapa?<\/p>\n\n\n\n Sempre que me perguntam quanto tempo dura a implanta\u00e7\u00e3o de um PPM, solto um sonoro “Depende!” Sei que \u00e9 resposta b\u00e1sica de consultor, mas realmente depende da Cultura da Organiza\u00e7\u00e3o e da estrat\u00e9gia de implanta\u00e7\u00e3o em ondas que ser\u00e1 utilizada. V\u00e1 por partes, aprendendo com os erros e desafios enfrentados, melhorando os servi\u00e7os prestados pelo PMO com o apoio do PPM e consequentemente aumentando a maturidade de sua empresa em rela\u00e7\u00e3o a gest\u00e3o de projetos.<\/p>\n\n\n\n A participa\u00e7\u00e3o do gerente de projetos ainda \u00e9 fundamental. N\u00e3o temos tecnologia, por enquanto, para substituir a figura de um respons\u00e1vel pelo projeto. Por outro lado, dois aspectos importantes. Primeiro, softwares PPM diminuem consideravelmente a carga de trabalho repetitivo e “sem valor” do gerente, liberando-o para realmente fazer o que \u00e9 preciso, gerenciar! Segundo, com o advento das equipes auto-gerenci\u00e1veis, o planejamento e acompanhamento do projeto foi dividido entre todos os membros. Ainda assim, precisamos de interven\u00e7\u00e3o humana nas atividades de gest\u00e3o, n\u00e3o se esque\u00e7a disso. Comemore as vit\u00f3rias e divulgue os avan\u00e7os da gest\u00e3o de projetos em sua empresa. O objetivo \u00e9 que os diversos setores da empresa tenham a percep\u00e7\u00e3o e reconhe\u00e7am o PMO como centro de excel\u00eancia em consultoria em\u00a0gest\u00e3o de projetos nos v\u00e1rios n\u00edveis\u00a0estrat\u00e9gicos, gerenciais e operacionais.<\/p>\n\n\n\n Mantenha uma postura aberta a sugest\u00f5es dos envolvidos no projeto de implanta\u00e7\u00e3o do software PPM, principalmente do fornecedor. Tome muito cuidado ao assumir que “aqui na empresa \u00e9 diferente” e n\u00e3o aproveitar o conhecimento e experi\u00eancia de profissionais que enfrentarem projetos semelhantes no passado.<\/p>\n\n\n\n 8 minutos<\/small> Implantar uma solu\u00e7\u00e3o PPM ou Project and Portf\u00f3lio Management n\u00e3o \u00e9 um projeto trivial. Abaixo, uma lista de erros comuns que podem ajudar bastante empresas que estejam justamente pensando em melhorar o planejamento e execu\u00e7\u00e3o de seus projetos. Temos erros t\u00e9cnicos, de projeto e principalmente erros relacionados a estrat\u00e9gia de implanta\u00e7\u00e3o adotada. Vamos a eles. 1) N\u00e3o iniciar o desenho da metodologia primeiro Um software PPM n\u00e3o \u00e9 um software de edi\u00e7\u00e3o de planilhas ou de controle de emails corporativos. N\u00e3o \u00e9 Continue<\/span>\u2192<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":4530,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[1],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4527"}],"collection":[{"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=4527"}],"version-history":[{"count":5,"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4527\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":4534,"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4527\/revisions\/4534"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4530"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=4527"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=4527"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=4527"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}1) N\u00e3o iniciar o desenho da metodologia primeiro<\/h4>\n\n\n\n
2) N\u00e3o considerar a cultura organizacional<\/h4>\n\n\n\n
3) N\u00e3o contar com apoio da alta administra\u00e7\u00e3o<\/h4>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n4) Ficar preso apenas em algumas fun\u00e7\u00f5es\/ferramentas<\/h4>\n\n\n\n
5) Achar que o PPM vai substituir o ERP, o CRM ou outros softwares<\/h4>\n\n\n\n
6) N\u00e3o integrar o PPM com outros softwares da empresa<\/h4>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n7) Tentar abra\u00e7ar o mundo inteiro de uma vez<\/h4>\n\n\n\n
a corrigir, muito a melhorar e a propiciar desenvolvimento, evolu\u00e7\u00e3o e
maturidade.<\/p>\n\n\n\n8) Achar que o projeto vai se gerenciar sozinho, depois da implanta\u00e7\u00e3o.<\/h4>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n9) N\u00e3o divulgar os avan\u00e7os<\/h4>\n\n\n\n
10) Achar que sabe tudo e n\u00e3o precisa de apoio na implanta\u00e7\u00e3o<\/h4>\n\n\n\n
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