{"id":3168,"date":"2015-06-08T00:00:00","date_gmt":"2015-06-08T10:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.seedintelligence.com\/?p=3168"},"modified":"2018-01-29T11:28:52","modified_gmt":"2018-01-29T11:28:52","slug":"como-realizar-cada-uma-das-etapas-importantes-para-comunicacao-no-projeto","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.netproject.com.br\/blog\/como-realizar-cada-uma-das-etapas-importantes-para-comunicacao-no-projeto\/","title":{"rendered":"Como realizar cada uma das etapas importantes para comunica\u00e7\u00e3o no projeto"},"content":{"rendered":"

Tempo de leitura: 5 minutos<\/small><\/p>

A comunica\u00e7\u00e3o interna representa um dos fatores mais importantes para determinar o sucesso de um projeto. A informa\u00e7\u00e3o ser\u00e1 um recurso fundamental e deve ser tratada como parte da estrat\u00e9gia. Transmitir a mensagem certa, na hora certa utilizando uma metodologia de comunica\u00e7\u00e3o eficiente ajudar\u00e1 agregar ainda mais confiabilidade ao projeto. As reuni\u00f5es por etapas s\u00e3o uma das oportunidades de manter a equipe alinhada, de forma clara e objetiva. Veja como esses eventos podem funcionar como uma metodologia de comunica\u00e7\u00f5es eficiente para o seu projeto! As reuni\u00f5es com o grupo devem ter uma frequ\u00eancia que se adapte ao ritmo evolutivo do projeto. Cada uma representa o in\u00edcio, acompanhamento (corre\u00e7\u00f5es e redirecionamentos) e encerramento de uma etapa do projeto. Nesses momentos, as informa\u00e7\u00f5es devem ser apresentadas e discutidas pelo gestor respons\u00e1vel. Acompanhe a metodologia na pr\u00e1tica!<\/p>\n

Reuni\u00e3o inicial (kick-off)<\/strong><\/h2>\n

A etapa mais importante \u00e9 a reuni\u00e3o inicial. Nela, cada integrante do grupo recebe toda a informa\u00e7\u00e3o necess\u00e1ria para a execu\u00e7\u00e3o das tarefas individuais do projeto. Os documentos\u00a0holdmap\u00a0<\/em>ou\u00a0roadmap\u00a0<\/em>dever\u00e3o descrever as metodologias utilizadas para os processos, ferramentas necess\u00e1rias, recursos dispon\u00edveis e o tempo exigido para a finaliza\u00e7\u00e3o das atividades. Ser\u00e1 o evento que dar\u00e1 um direcionamento ao projeto, em geral, e desmembrar\u00e1 as responsabilidades que cada membro da equipe ter\u00e1 para contribuir com o resultado final.<\/p>\n

Dica:<\/strong> Nesse evento, lembre-se de deixar claro como funcionar\u00e1 o processo de comunica\u00e7\u00e3o pelas ferramentas escolhidas. As mensagens instant\u00e2neas s\u00e3o um \u00f3timo recurso para manter uma comunica\u00e7\u00e3o r\u00e1pida e eficiente com o grupo, mas exige comprometimento de todos com as responsabilidades sobre o sigilo das informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n

Reuni\u00e3o de acompanhamento<\/strong><\/h2>\n

Para acompanhar a evolu\u00e7\u00e3o do projeto, as reuni\u00f5es peri\u00f3dicas dever\u00e3o acontecer sempre que houver necessidades. Geralmente, s\u00e3o convocadas quando as metas e objetivos est\u00e3o se desviando do curso original ou algum outro problema surja durante o andamento das tarefas. Esse evento \u00e9 importante para o gestor informar a equipe o status oficial do projeto. Assim, todos saber\u00e3o os resultados que foram obtidos at\u00e9 o momento, o cumprimento dos prazos por cada membro da equipe e as corre\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias que devem ser aplicadas em alguns pontos espec\u00edficos.<\/p>\n

Dica:<\/strong> Nem todos os fatos podem esperar a convoca\u00e7\u00e3o de uma reuni\u00e3o para serem discutidos. Por isso, manter um processo de comunica\u00e7\u00e3o ativo com a equipe ser\u00e1 fundamental. As ferramentas que utilizar\u00e1 tamb\u00e9m devem ser avaliadas com cuidado. As redes sociais podem ser boas aliadas do seu processo de comunica\u00e7\u00e3o, se bem planejada e controlada. Voc\u00ea pode criar um grupo fechado somente com os integrantes da equipe, por exemplo.<\/p>\n

Reuni\u00e3o para a avalia\u00e7\u00e3o de riscos<\/strong><\/h2>\n

Os riscos em um projeto devem ser identificados antes de ser iniciado, bem como um plano de controle de riscos precisa ser definido e informado na reuni\u00e3o inicial. Por\u00e9m, alguns riscos n\u00e3o identificados previamente podem surgir no decorrer do projeto, ou ainda, riscos calculados podem deixar de ser uma amea\u00e7a. Todas essas informa\u00e7\u00f5es devem fazer parte da reuni\u00e3o de avalia\u00e7\u00e3o dos riscos que envolvam o projeto.<\/p>\n

Dica:<\/strong> A comunica\u00e7\u00e3o interna deve ser bem planejada nesse sentido para que as informa\u00e7\u00f5es valiosas da empresa n\u00e3o vazem antecipadamente nas m\u00eddias sociais, j\u00e1 que muitas organiza\u00e7\u00f5es as utilizam como ferramenta de comunica\u00e7\u00e3o entre colaboradores externos e internos ao projeto.<\/p>\n

Reuni\u00e3o de gerenciamento de mudan\u00e7as<\/strong><\/h2>\n

Assim como os riscos, as mudan\u00e7as necess\u00e1rias podem ser observadas para otimizar os processos de execu\u00e7\u00e3o das tarefas para permitirem um melhor resultado na finaliza\u00e7\u00e3o. Como essas mudan\u00e7as ir\u00e3o interferir diretamente no andamento do projeto, a reuni\u00e3o de gerenciamento de mudan\u00e7as ser\u00e1 crucial para informar a equipe sobre o redirecionamento das atividades.<\/p>\n

Dica:<\/strong> As informa\u00e7\u00f5es discutidas nesse evento, muitas vezes, s\u00e3o segredos estrat\u00e9gicos da empresa que devem permanecer guardados entre a organiza\u00e7\u00e3o e colaboradores envolvidos no projeto. Para evitar esses riscos, procure utilizar uma ferramenta que permita estruturar a sua metodologia de comunica\u00e7\u00f5es criando um grupo corporativo e que garanta seguran\u00e7a na privacidade das informa\u00e7\u00f5es trocadas.<\/p>\n

Reuni\u00e3o de encerramento de etapas<\/strong><\/h2>\n

Cada etapa do projeto pode ser definida como uma rodada de tarefas onde cada integrante da equipe fez a sua parte e, dentro do prazo, concluiu a sua tarefa com sucesso. Essa reuni\u00e3o ser\u00e1 importante para informar ao grupo os resultados obtidos, o envolvimento geral dos colaboradores e discutir erros e acertos.<\/p>\n

Dica:<\/strong> A reuni\u00e3o tamb\u00e9m ser\u00e1 fundamental para designar as novas tarefas individuais e grupais a serem realizadas dando, assim, in\u00edcio a um novo ciclo de atividades. Nessas reuni\u00f5es, \u00e9 importante estimular o grupo a pensar e dar opini\u00f5es sobre o projeto em geral. Muitas ideias podem surgir e fazer a diferen\u00e7a para o sucesso do projeto e da equipe.<\/p>\n

Reuni\u00e3o para a finaliza\u00e7\u00e3o do projeto<\/strong><\/h2>\n

\u00c9 parecido com a reuni\u00e3o de encerramento de etapas, por\u00e9m, aqui, o projeto chega ao fim oficialmente e o gestor deve reunir a equipe para informar dados obtidos durante a execu\u00e7\u00e3o do projeto.<\/p>\n

Dica:<\/strong> Coloque em pauta a discuss\u00e3o sobre o que fizeram melhor, o que precisa ser melhorado, o cumprimento dos prazos para cada etapa, tarefa e do projeto num todo. Aponte tamb\u00e9m o n\u00edvel t\u00e9cnico apresentado, utiliza\u00e7\u00e3o adequada dos recursos, descobertas que foram registradas no processo e muitas outras an\u00e1lises conforme a necessidade do projeto e da equipe.<\/p>\n

Em um projeto, a metodologia de comunica\u00e7\u00f5es utilizada ajudar\u00e1 a disseminar d\u00favidas que poderiam gerar cruzamentos de informa\u00e7\u00f5es de baixa confiabilidade entre os colaboradores internos e externos da equipe. O uso de ferramentas adequadas pode ajudar a estruturar a forma como a equipe se comunicar\u00e1 e trazer benef\u00edcios como o melhor engajamento de cada integrante ao projeto, por exemplo.<\/p>\n

E voc\u00ea? Utiliza alguma metodologia de comunica\u00e7\u00e3o em seu projeto? Deixe o seu coment\u00e1rio e compartilhe com agente!<\/strong><\/p>\n

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